Выходное интервью: все, что нужно об этом знать
Qualtrics
Перевод:Psycho.ru
Вопросы для выходного интервью бывают любых типов и масштабов. Их важно задавать, потому что ответы могут дать вам массу полезной информации о состоянии компании.
Когда речь заходит об опыте сотрудников, важно учитывать три ключевых параметра для оценки их качества:
Поэтому, вопросы рекомендуется строить вокруг этих параметров, а также о самом сотруднике и его особой роли в организации.
Прохождение выходного собеседования в идеале является частью хорошо структурированного процесса увольнения сотрудников.
Для проведения выходного интервью, лучше иметь нейтральную третью сторону, например, специалиста отдела кадров: сотрудники не всегда находятся в хороших отношениях с руководителем, могут скрыть ценную информацию или дать слишком позитивную обратную связь, которая не принесет компании значительную пользу.
Выходное интервью: все, что нужно об этом знать
Люди хорошо помнят как первый день работы в компании, так и последний. Поэтому выходное собеседование — это значительная часть того, как уходящие сотрудники запомнят вас как работодателя, постарайтесь относиться к обратной связи со всей серьезностью!
Рассмотрим 29 вопросов на выходных собеседованиях, которые помогут улучшить опыт работы сотрудников. Чтобы сделать список менее перегруженным, мы разделили вопросы на 5 категорий:
Некоторые могут относиться к нескольким категориям, а некоторые не подойдут конкретно вашей организации. Например, если сотрудники вашей компании работают удаленно, нет необходимости задавать вопросы о комфорте офиса. Другими словами, выберите то, что подходит вам.
Вопросы могут быть заданы в любом порядке, но список категорий не должен быть изменен. Человек покидает компанию и нам важно улучшить опыт сотрудников, основываясь на его обратной связи об опыте работы в компании. Соответственно, правильно начать опрос с самой важной категории: сотрудник.
Варианты ответов, которые вы получите на этот вопрос, могут быть совершенно разными. В конце концов, человек может хотеть изменить область профессиональных интересов, найти работу ближе к дому, или быть вынужден перебраться в другой город по семейным обстоятельствам. Но, с течением времени, количество данных вырастет и удастся выявить общие причины.
Может показаться, что этот вопрос повторяет предыдущий, но это не так. Причины, почему человек занялся поиском новой работы и почему он уволился, могут быть абсолютно разными. Пассивные кандидаты не всегда занимаются поиском новой работы. Они могут просто покинуть компанию, ответив согласием на случайное предложение со стороны. Причины могут варьироваться: более высокая оплата труда, бонусы, увлекательный проект, лучшие карьерные перспективы, и прочее.
Говорят, что обычно сотрудник покидает не компанию, а своего руководителя. Даже если это не так, важно получить честный ответ и дать возможность человеку высказаться. Именно поэтому для проведения выходных интервью лучше обратиться к специалисту по управлению персоналом. Если, с течением времени станет ясно, что люди уходят из-за плохого отношения с руководством, будет понятно, куда направлять усилия для улучшения ситуации. И наоборот, если конкретные руководители получат хорошие отзывы, появится пример отличного лидерства.
Как восстановить отношения на работе, если не сошлись мнениями
Мы упоминали ранее о том, что человек одинаково помнит свое первое и последнее впечатление о компании. Период адаптации очень важен, ведь именно тогда закладываются основы для взаимоотношений начальник-подчиненный. Если адаптация пройдет хорошо, сотрудники будут настроены на длительное позитивное путешествие, плохо — в конечном итоге они уйдут раньше, чем предполагалось.
Выходное интервью — правильный момент для того, чтобы задать вопрос о первых днях работы, потому что обычно при увольнении люди готовы дать более честную обратную связь, чем в начале работы.
Если, например, данные показывают, что люди склонны отвечать «мой менеджер», вы можете продвигать руководство этого менеджера в компании. Кроме того, определив сотрудника, которым люди восхищаются, важно убедиться, что он получает признание, которого заслуживает (если еще не получил его).
Это важный вопрос для имени организации. Бывшие сотрудники могут как улучшить, так и полностью разрушить репутацию компании. Важно, чтобы люди стали «счастливыми выпускниками» и в дальнейшем делились позитивными отзывами о своем опыте работы. Если ответ «нет» преобладает, уточняйте причины, чтобы исправить ситуацию.
Люди не обязательно хотят уйти из компании. Они могут просто почувствовать, что в данный момент у них нет возможности продвинуться по карьерной лестнице — и, следовательно, уйти. Однако это не означает, что они не хотят вернуться в будущем.
Задайте этот вопрос, а затем «какие обстоятельства должны измениться, чтобы вы вернулись».
Этот вопрос очень важен, особенно, если в компании высокая текучесть кадров (количество сотрудников, покидающих компанию в течение первого года). Вы можете получить интересную информацию о процессе подбора персонала. Если сотрудник дает отрицательный ответ, постарайтесь исследовать вопрос глубже: возможно это связано с некорректной работой службы HR? Например, при приеме на работу, сотруднику было неверно описаны рабочие задачи, он получил неправильное представление о компании?
Обязательно проработайте этот вопрос со специалистами по HR, чтобы они могли улучшить процессы в своей области работы.
Такой вопрос важно задавать во избежание неоправданных ожиданий от работы. Если должностная инструкция действительно изменилась, необходимо срочно внести изменения о вакансии, чтобы избежать недовольных сотрудников в будущем. Изменения могут включать различные навыки, компетенции, задачи и зоны ответственности.
Опять же, ответ на этот вопрос может помочь оптимизировать процесс размещения вакансии и подбора персонала. Если ответ на вопрос номер 9 был «да», то, скорее всего, придется изменить критерии кандидата, которого вы ищете. Кроме того, уходящий сотрудник является экспертом в предметной области, когда речь идет о конкретных навыках специалиста и характеристик работы в настоящий момент.
Все разные, и людям, естественно, нравятся разные аспекты работы. Со временем, однако, и здесь вы увидите ряд повторяющихся ответов. Вы можете использовать эту информацию, чтобы подчеркнуть интересные стороны работы.
Чем больше вы собираете данных, тем лучше вы сможете выявить некоторые последовательности и тенденции. Ответы, полученные на этот вопрос, помогут определить и минимизировать неприятные моменты работы, с которыми столкнется будущий сотрудник. Также эти знания помогут дать более честную картинку в описании работы, учитывая как преимущества, так и сложности.
Этот вопрос расскажет об управлении людьми. Если сотрудник действительно получал четкие цели и задачи, вы можете похвалить менеджера и использовать его или ее в качестве примера хорошего руководства.
Если нет, то это должно измениться, потому что наличие целей и задач помогает сотрудникам видеть, что они играют важную роль в достижении миссии организации.
Конечно, на этот вопрос можно ответить как угодно, но все-таки он касается аспектов работы. Остался бы сотрудник, если часть процессов была бы автоматизирована? Или он ищет больше разнообразия в задачах и обязанностях?
Если данные показывают, что последнее является истиной, а часто бывает именно так, рассмотрите, например, возможность обогащения и расширения работы.
Ответ на данный вопрос поможем в проработке бренда компании. Взяв за основу повторяющиеся ответы, вы можете найти способ лучшим образом представлять компанию соискателям.
Корпоративная культура. Огнем и мечом
Ответы также могут значительно варьироваться. Повторяющиеся темы, однако, весьма полезны для того, чтобы улучшить деятельность компании. Не только для нынешних сотрудников, но и для будущих.
Каждый хочет, чтобы его усилия были признаны. Если компания обеспечивает работникам чувство их значимости, это будет иметь положительное влияние на вовлеченность людей и производительность труда. В свою очередь, отсутствие должной оценки, может побудить людей к смене работы.
В ответ можно получить различные варианты: от изменения структуры организации до обеспечения бесплатными закусками в офисе.
Ни в одной компании и ни на одной работе нет только хороших составляющих, и это нормально. Если, однако, данные показывают, что большинство увольняющихся чувствуют, что культура компании токсична, то вы знаете, что нужно начинать копать и менять вещи.
Вопросы выходного интервью о физической рабочей среде, естественно, имеют более практический характер. Позитивно то, что проблемы такого плана решаются достаточно легко и быстро.
Если, например, выяснится, что многим уходящим сотрудникам не нравится, что их начальник не сидит с ними в открытом пространстве (Open Space), Вам следует подумать об изменениях. Возможно, людям хотелось бы не быть привязанными к одному рабочему месту, свободно передвигаться по офису с ноутбуком и больше общаться с коллегами. Такие вопросы не сложно решить для улучшения климата в компании. Даже если, на первый взгляд, эти аспекты не кажутся серьезными, они значительно влияют на опыт сотрудников и их лояльность к организации.
Конечно, что возможно, а что нет, зависит от бюджета. В любом случае соберите обратную связь по этому вопросу, так как представления об офисе меняются с течением времени. И хотя окружающая среда не является определяющим фактором при выборе работы, это, безусловно, может быть важным условием.
В 2020 году, в условиях пандемии, многие компании были вынуждены перевести сотрудников на удаленную работу, дома превратились в офисы. Очевидно, что работа на дому все больше становится неотъемлемой частью трудовой жизни людей. Все больше сотрудников и соискателей работы ожидают, что у них будет возможность работать удаленно. Спросите увольняющихся, устраивают ли их предлагаемые компанией условия работы на дому, и если данные показывают, что есть потенциал для улучшений, оцените, что вы можете сделать.
В любом случае, даже если сотрудники работают удаленно, иногда им приходится бывать в офисе. Располагая данными о том, каким способом они добираются на работу (общественный транспорт, личный автомобиль, велосипед, и тп), и сколько на это требуется времени, вы сможете подумать, как улучшить ситуацию, если это требуется. Например, если многим приходится добираться в переполненном транспорте, разработайте альтернативный вариант поездки на велосипеде.
Чувствуют ли люди, что они полностью оснащены оборудованием, необходимым для выполнения работы, или нет: это напрямую влияет на их опыт и качество результата.
Таким образом, ответы, которые вы получите на этот вопрос, очень полезны для оптимизации используемой техники.
Из этого вопроса вы узнаете больше о пользовательском опыте (UX). Часто UX на рабочем месте — это ничто по сравнению с UX, которые люди получают в повседневной жизни. Особенно важно, чтобы новые сотрудники быстро понимали системы и ориентировались в процессах, чтобы их опыт стал максимально позитивным.
Ошибки в UX необходимо исправлять максимально оперативно.
Сложно придумать нечто более раздражительное, чем пропадающий звук и помехи при видеозвонках, или потерю первых десяти минут презентации из-за технических неполадок.
Поскольку удаленная работа является частью «новой нормальной» системы, сотрудники должны поддерживать бесперебойную связь друг с другом и с клиентами.
У каждого из нас есть платформа или инструмент, который мы бы предпочли вообще не использовать (часто это связано с администрированием). Если такая платформа используется пару раз в год, с этим можно смириться.
Однако если это система, которую сотрудники должны использовать ежедневно, это, несомненно, отрицательно скажется на их опыте работы, и Вам следует серьезно рассмотреть другие варианты.
Некоторые компании предоставляют каждому новому сотруднику новенький Macbook, в то время как другие дают своим людям компьютер 10-ти летней давности. Опять же, если сотрудники должны использовать оборудование на ежедневной основе, и они не довольны им, это плохо скажется на опыте сотрудников в целом.
Если есть возможность дать людям выбор — предоставьте ее.
Помните: любая обратная связь приветствуется. Не забывайте спрашивать сотрудников, чем еще они хотели бы поделиться, независимо от заданных вопросов.
Мы собрали все вопросы выходного интервью, перечисленные в статье, в скачиваемый файл в формате PDF. Вы можете использовать его в качестве ориентира или просто как источник вдохновения для своего собственного списка вопросов.
Скачать шаблон выходного интервью PDFСбор данных по результатам собеседования имеет смысл только в том случае, если вы делаете что-то дальше, с учетом полученных знаний. Модели, которые появятся из этих данных, подскажут вам, что необходимо улучшить: например, в процессе подбора персонала или при приеме на работу, в программе обучения и повышения квалификации или в области политики вознаграждений и льгот.
Важно, чтобы информация доводилась до сведения тех, кто принимает соответствующие решения в организации. Один из способов сделать это — проведение руководителями отдела по работе с персоналом ежеквартальных встреч с руководством организации, в ходе которых они представляют данные о выходных собеседованиях и прогнозы развития ситуации.
Идея, разумеется, заключается в том, чтобы затем предпринять действия, приносящие пользу сотрудникам, а следовательно, компании.
Итак, у вас есть 29 вопросов для выходного собеседования, которые помогут улучшить опыт сотрудников. Безусловно, этот список не является исчерпывающим, и вы можете смешивать и подбирать вопросы по своему усмотрению.
