Составляем 18-минутный план управления своим днем
Harvard Business Review
Автор статьи:Элизабет Грейс Саундерс
Обычно, можно без труда понять, где заканчивается работа и начинается свободное время. Если же эта черта размыта либо не существует вовсе, досуг необходимо беречь! Когда кажется, что на работу уходит большая часть дня, постарайтесь для начала определить, что для вас значит «свободное время». Посчитайте, сколько часов работы в неделю требуют должностные и личные обязательства (например отвести детей в школу или занятия в клубе). Когда нужно начать и закончить работать, чтобы достигнуть желаемых результатов? После этого, составьте у себя в голове четкий список того, что необходимо сделать и когда. Важно следить за задачами и тщательно планировать их исполнение. В конце рабочего дня, уделите время на подведение итогов, проверьте, что справились со всеми делами.
Объясните коллегам, как связаться с вами вне рабочего времени (в случае крайней необходимости). Берегите свое время, иначе можно упустить необходимый отдых!
Иногда, между временем «на работе» и «дома» можно провести четкую грань, но бывает и так, что грань размыта или вовсе не существует. В результате, отвлечься от работы, особенно умственной, становиться практически непосильной задачей.
Это приводит к тому, что даже за ужином, когда ваша дочь рассказывает о своем дне, вместо того, чтобы слушать, вы постоянно думаете о том, пришло ли письмо от начальника. Время, которое можно потратить на сон, гимнастику или разговор с близким человеком, вы проводите за экраном ноутбука. В результате вы обнаружите, что рабочая жизнь в порядке, в то время как дом и финансы — сплошной бардак, потому что вам попросту не хватает времени на оплату счетов, планирование выхода на пенсию, даже на уборку.
Решение этой проблемы не в последнюю очередь зависит от вида работы, трудовой культуры и коллег. Несмотря на это, лишних отвлечений на работу в свободное время можно избежать.
Призываем бросить себе вызов, постепенно внедряя эти изменения, и убедиться, что работу можно оставить на рабочем месте — как физически, так и умственно.
Следующие четыре шага должны в этом помочь.
На традиционной работе с 9 до 18 часов рабочее время определила за вас компания. Однако, если работаете в среде с гибким графиком, необходимо продумать, сколько времени уделить работе, а сколько — досугу. Если начальник требует определенное количество часов в неделю, для начала подумайте, как совместить эти часы с личными делами. Когда следует начать и закончить работу, чтобы уложиться в график?
С другой стороны, если в вашей компании не предусмотрен нормированный график — скажем, вы фрилансер или работаете на результат, но работа все равно занимает почти все время, подойдите к вопросу с обратной стороны. Подумайте, сколько часов нужно для таких занятий, как сон, физические упражнения, семья, друзья, уборка, финансы и т.д. Затем посчитайте, сколько времени нужно отвести ежедневно и еженедельно, чтобы соответствовать поставленным приоритетам. Это и определит, сколько часов свободного времени вам необходимо.
Составляем 18-минутный план управления своим днем
Далее, убедитесь, что ясно понимаете, что и когда нужно сделать. Запишите все задачи в ноутбуке, в приложении для телефона, в системе управления проектами или в календаре. Отнеситесь к списку ответственно: не нужно пытаться составить его в ночи, расслабленно лежа в кровати. Как только список составлен, начните планировать. Например, выделите время на то, чтобы раньше начать работу над отчетом, подготовиться к завтрашней встрече или к делам, не требующим выполнения чужих указаний или обсуждения. Этот метод планирования позволит расслабиться, не боясь забыть что-либо важное или пропустить дедлайн.
Следующий шаг на пути к ясности ума — подведение итогов в конце рабочего дня. Снова проверьте список дел и календарь, убедитесь, что выполнили все задачи, особенно те, что предусматривают жесткие сроки. Проверьте, не забыли ли ответить на важные письма перед тем, как выключите компьютер. Некоторые люди предпочитают делать это в последнюю очередь, за 15-30 минут до конца рабочего дня. Другим стоит поставить напоминание за час-два до окончания работы. Это даст больше времени на подведение итогов.
Некоторые виды работы предусматривают, что в свободное время (например после шести) вы недоступны для связи. Однако, так бывает не всегда.
Если есть возможность провести черту между временем на работе и дома, напрямую сообщите об этом коллегам. Например, можно сказать: «Обычно я ухожу с работы в шесть часов вечера, так что если вы свяжитесь со мной позже этого времени, я смогу ответить только после девяти утра на следующий рабочий день». Иногда того же результата можно добиться действиями, а не словами. Если между шестью вечера и девятью утра от вас ничего не слышно, коллеги скорее всего поймут, что вы недоступны в это время.
Успешная команда в виртуальном пространстве
В том случае, если работа требует постоянной связи, следует установить ряд правил, чтобы контролировать то, как люди с вами контактируют, дабы лишний раз не отвлекаться. Например, можно сказать: «Пока я на работе, со мной можно связаться по телефону, но после шести вечера лучше отправить электронное письмо вместо СМС, если ситуация не слишком срочная». Таким же образом, если вы работаете по гибкому графику, делая перерывы на поход в зал или на то, чтобы забрать детей из школы, объясните коллегам, как вам удобнее всего с ними связаться. Например: «Я не всегда бываю у компьютера в течение дня. Если дело срочное — позвоните или напишите СМС». Таким образом, только наиболее важные дела смогут отвлечь вас от личных и семейных обязательств, в то время как остальные, менее срочные дела подождут до того момента, когда появится возможность ими заняться.
Как бы странно это не звучало, нужно позволить себе работать на работе. Некоторым кажется, что «настоящая работа» начинается после 5-6 вечера, когда все покинули офис или после того, как уложили детей спать. Кажется, что только в это время можно по-настоящему сосредоточиться на работе, лишний раз не отвлекаясь. Однако, если не хотите отвлекаться на работу в свободное время, работать необходимо в течение дня.
В этом вам поможет второй шаг — ясность ума. Тщательно продумывайте свое время. выделите промежуток для работы над проектом, для того, чтобы ответить на электронную почту. Если нужно куда-то ехать, делайте. Регулярно проводите встречи с самим собой, зачеркивая в списке выполненные задачи. Чрезвычайно трудно, если вообще возможно, не отвлекаться от работы, когда переживаете о незаконченных делах.
Если приходится (или хочется) работать после окончания рабочего дня, выделите на это конкретный промежуток времени, например, с 8 до 9 вечера. Можно поработать в субботу с 1 до 4 дня при условии, что не будете думать о работе ни до, ни после это времени. Гораздо лучше придерживаться конкретного графика, чем думать о работе всю ночь и все выходные, но при этом ничего не делать.
Как повысить уровень счастья и удовлетворенности жизнью
Чтобы достигнуть лучших результатов, нужно дать голове отдых. Уделяя больше времени себе, не отвлекаясь на работу, можно стать лучшей версией себя. Не могу обещать, что мысли о работе никогда больше вас не потревожат. Все же, с помощью этих 4 шагов, вы будете уверены, что как можно меньше отвлекаетесь на работу в свободное время.