Корпоративная культура

Адаптация новых сотрудников: первые шаги + чеклисты по онбордингу

  • Источник:

    Wagepoint

    Автор статьи:

    Шрад Рао

Новые сотрудники могут быть уязвимы в первое время на новом месте работы: они оказались в непривычных обстоятельствах, вероятно в состоянии стресса и желании всем понравиться. Во многих компаниях, к сожалению, не придают этому большого значения, и руководство рассчитывает получать от них результаты в ближайшее время.

Учитывая, что смена работников всегда подразумевает некоторую неопределенность, обеспечение высокого уровня адаптации является необходимым условием для удержания качественных сотрудников.

Онбординг (Адаптация), иногда называемый корпоративной социализацией — процесс ознакомления сотрудников с требованиями, профессионализмом, умениями и культурой компании.

Прием на работу новых сотрудников — дорогой и трудоемкий процесс, что определяет важность тщательного и вдумчивого процесса адаптации. Это поможет снизить текучесть кадров среди вновь прибывших.

Предлагаем воспользоваться пошаговым руководством для обеспечения комфортного этапа адаптации для новых сотрудников.

1. Определите тип адаптации, подходящий компании

Первым шагом на пути к эффективному процессу адаптации является выбор типа подхода: неформальный и формальный (подсказка: предпочтительнее применять второй вариант).

Представим ситуацию: новый сотрудник в его первый день на работе. В офисе хаос, рабочее место еще не готово, коллеги едва ли проявляют инициативу к знакомству. Новенький пытается быть полезным, но у его менеджера еще нет для него подходящих задач. На следующий день ничего не меняется. В результате недовольный сотрудник сам берется выяснять информацию, разбирается в правилах, набивая шишки. Проходит время, он, конечно, понял процессы, происходящие в компании, но уровень его лояльности упал к нулю, он не чувствует себя ценным и начинает присматриваться к другим вакансиям.

Это сценарий неформального подхода к адаптации сотрудников: новые сотрудники выясняют все детали рабочего процесса самостоятельно.

Формальный подход к адаптации подразумевает помощь новому сотруднику в освоении всех корпоративных правил и комфортному подключению к рабочему процессу. Некоторые компании, прибегая к геймификации, разрабатывают пошаговые программы онбординга, превращая этот процесс в увлекательное путешествие. Ценно также провести опрос новых сотрудников, чтобы определить их психологическое и эмоциональное состояние.

Формальная адаптация приведет к здоровой, развивающейся рабочей силе и корпоративной культуре, снижению текучести кадров и повышению вовлеченности.

2. Узнайте потребности новых сотрудников

Для адаптации вновь прибывших в компанию сотрудников, воспользуйтесь следующим планом, который охватывает четыре области:

Соответствие. Определение главных требований к работе сотрудника, которым он должен соответствовать. Включает в себя основные принципы, нормы и процедуры компании. К этой группе относятся дресс-код, часы работы и государственные требования, которые соблюдает компания.

Разъяснение. Даже самые квалифицированные новые сотрудники нуждаются в разъяснении их должностных инструкций. Этот процесс позволяет сотрудникам точно знать, что от них ожидается. Помимо этого, важно объяснить структуру компании, систему работы между отделами, предоставить имена и контакты сотрудников с пояснениями, кто и за что несет ответственность.

Культура. Дайте понять новым сотрудникам, что представляет собой культура компании. Официальные правила внутреннего распорядка? Каковы негласные правила? Как ценится трудовая этика? Какого типа лидерства могут ожидать от своих руководителей новые сотрудники?

Связь. Взаимодействие — ключ к успеху. Новые сотрудники должны иметь возможность общаться с коллегами для получения информации и эффективной совместной работы. Более того, люди должны иметь возможность общаться и налаживать приятельские отношения, чтобы повысить желание каждый день появляться на работе.

Эти четыре показателя отвечают различным потребностям новых сотрудников, но степень эффективности их реализации может варьироваться.

3. Начинать адаптацию уже во время рекрутинга

Руководители должны помнить о том, что процесс адаптации — это не единоразовое мероприятие. Вовлекайте людей в культуру компании еще в дверном проеме.
Майк Хаберман (Mike Haberman) из Omega HR Solutions

Представьте процесс подбора персонала, как воронку, где начальный этап — самая широкая ее часть. Цель специалиста HR — найти подходящих для компании людей, которые станут ее активом и останутся на долгий срок.

Для начала, дайте потенциальным кандидатам четкое и реалистичное представление о работе.

Знакомство кандидата с работой, или RJP (Realistic Job Preview). Дайте людям возможность увидеть реальный процесс работы. Вероятно, вы потеряете некоторых кандидатов, но сократив выборку, вы останетесь лишь с теми, кто подходит для вакансии.

Метод RJP поможет лучше понять работу

Новые сотрудники, получающие большое количество точной информации о компании и новой работе, как правило, лучше адаптируются, чем те, кто не получает эту информацию.

В целом, предоставление RJP помогает построить доверие между новым сотрудником и работодателем.

4. Планируйте заранее

Убедитесь, что первый день работы нового сотрудника пройдет без заминок. Это зависит от навыка планирования его непосредственного руководителя. Если не продумать все шаги заранее, можно упустить из виду детали этого важного этапа.

Как только сотрудник принят, и определена дата его выхода на работу, руководитель должен незамедлительно начать координировать все действия со всеми сторонами, которые вовлечены в процесс: сотрудник HR, административный персонал, IT-отдел и другие членов команды. Необходимо убедиться, что все процессы налажены, встречи запланированы, материалы и оборудование доступны, а также обеспечен доступ к локальной сети или системам безопасности.

Эрик Сью, генеральный директор агентства по цифровому маркетингу Single Grain, рекомендует провести четыре подготовительных мероприятия:

1. Все документы и формы должны быть готовы и подписаны.

2. У нового сотрудника должен быть план работы, который регулярно проверяется руководителем.

3. Проведите небольшой опрос-чеклист, включающий следующие вопросы:

— Кто руководитель и члены команды?
— Какие необходимы технические инструменты? Как взаимодействует команда?
— Какие необходимо настроить аккаунты (почта, внутренний сервер, ...)?
— Первая задача и параметры ее выполнения?
— Прочитаны ли необходимые инструкции?
— Небольшие рабочие задачи.

4. Рабочее место должно быть готово.

Очень важно, чтобы у нового сотрудника осталось положительное первое впечатление: этот опыт в начале путешествия в компании, значительно влияет на вовлеченность и лояльность человека в дальнейшем.

БОНУС: чеклисты для руководителя.

Чеклисты для руководителя и шаблон плана работы: скачать PDF

Рекомендуем внимательно и последовательно выполнять перечисленные действия, чтобы структурировать процесс и не упустить из виду важные детали. Первый чеклист следует выполнить еще до выхода сотрудника на работу (предварительная адаптация), второй — в первый рабочий день (ориентировка), и третий — в первую неделю работы. Предлагаем использовать шаблон плана работы сотрудника на первые три месяца, для более плавного и эффективного ввода в рабочий процесс.

Издание Harvard Business Review предлагает своей чек-лист, который включает больше тонкостей:

— отправьте всем коллегам электронное письмо о новом сотруднике;
— заранее настройте электронную почту, телефон, проверьте соединение с принтером и факсом и любыми технологиями в офисе;
— подготовьте и распечатайте визитки;
— проверьте рабочее место, наличие таблички при необходимости;
— помогайте новичку с запоминанием имен и должностей коллег;
— помните: чем больше деталей вы обсудите и покажете на этапе адаптации, тем лучше человек отнесется к компании и тем проще будет сотрудничать в дальнейшем.

Отличный пример эффективной подготовки можно увидеть в «Руководстве руководителя по адаптации нового сотрудника» Университета Пердью.

На первом этапе «подготовки к первому дню», подчеркивается необходимость «создать у нового сотрудника первое хорошее впечатление». Небольшая деталь, которая этому способствует — личный звонок руководителя каждому новому сотруднику накануне первого рабочего дня. Также, служба управления персоналом должна обсудить и напомнить сотруднику о всех причитающихся льготах и бонусах работы в компании.