Как эффективно работать дома
Harvard Business Review
Автор статьи:Барбара Ларсон, Сьюзан Вроман, Эрин Макариус
Если ваша команда только что неожиданно перешла на удаленку, важно уметь оказывать эмоциональную поддержку. Поймите, что все находятся под давлением, прислушайтесь к их страхам и опасениям, сопереживайте с ними.
Если сотрудник, недавно перешедший на удаленный режим, явно испытывает трудности, но не показывает признаков стресса или страха, поинтересуйтесь. Даже стандартный вопрос вроде: «Как вы справляетесь с этой ситуацией?» поможет получить важную информацию. Помните, что команда рассчитывает на ваши советы в столь неопределенное время. Вместо того, чтобы нагнетать обстановку, подойдите к вопросу следующим образом: осознайте, что сотрудники могут испытывать стресс и тревогу, но в то же время дайте понять, что вы в них уверены. Самое время использовать фразы вроде: «У нас получится», или «Ситуация сложная, но я знаю, что мы с ней справимся».
Из-за неопределенности, вызванной вспышкой вируса Covid-19, многие компании и университеты перевели сотрудников на домашний режим работы. В США, например, такая практика применяется в некоторых компаниях, и около четверти рабочей силы страны трудится удаленно. Несмотря на это, в нынешней ситуации, многие сотрудники и их руководители впервые сталкиваются с этим.
Лучше всего заранее четко определить политику относительно работы и обучения из дома. Однако, в период кризиса или при других быстро меняющихся обстоятельств, такой уровень подготовки может оказаться недоступен. К счастью, существует ряд научно подтвержденных рекомендаций, которые не потребуют от вас лишних усилий, зато помогут поднять уровень вовлеченности и улучшить производительность сотрудников на расстоянии, даже если нет времени на подготовку.
Для начала, менеджерам стоит определить факторы, значительно усложняющие работу из дома. Иначе, высокоэффективные сотрудники рискуют столкнуться со снижением эффективности и уровня вовлеченности как только начнут работать на расстоянии, особенно если не было возможности заранее подготовиться. Ниже приведены трудности, присущие работе на удаленке:
Как менеджеры, так и их подчиненные зачастую выражают опасения по поводу недостатка личного взаимодействия. Руководители беспокоятся, что сотрудники не будут работать достаточно усердно и эффективно, хотя исследования показывают обратное (по крайней мере в некоторых областях). Многим сотрудникам, с другой стороны, не хватает поддержки менеджера и связи. В некоторых случаях, удаленным сотрудникам может показаться, что руководителя не волнуют их потребности, что он не оказываем им поддержку в выполнении обязанностей.
Зачастую, сотрудников, только начавших работать из дома, удивляет, сколько времени и усилий нужно, чтобы получить от коллег информацию. Даже поиск ответов на вопросы, кажущиеся простыми, на удаленке становится значительным препятствием.
Та же проблема встречается и в межличностных отношениях сотрудников на удаленке. Исследования показывают, что нехватка «общего знания» у персонала ведет к нехватке понимания в сложных ситуациях. К примеру, если вы находитесь рядом и знаете, что у коллеги выдался трудный день, то воспримете резкое письмо от него как результат стресса. Если же грубое письмо прислал коллега на удалении, то вы обидитесь и, вероятно, усомнитесь в его профессионализме, не разобравшись в обстоятельствах.
Одиночество — одна из наиболее распространенных жалоб относительно удаленной работы. Сотрудникам не хватает непринужденного общения в офисе. Считается, что экстраверты больше страдают от изоляции в краткосрочной перспективе, особенно если не обладают возможностью связаться с коллегами на расстоянии. Однако, продолжительная изоляция может подорвать чувство «принадлежности» к организации в любом сотруднике, что может привести к желанию покинуть компанию.
Мы часто встречаем фотографии, которые иллюстрируют удаленную работу: счастливый сотрудник с ребенком в одной руке и ноутбуком в другой, в расслабленной позе на диване или даже на полу. На самом деле, это искаженное и неверное представление эффективной работы из дома. Перед тем как отправить сотрудника работать удаленно, работодатель должен убедиться в том в, что сотруднику доступно рабочее место и надлежащий уход за детьми. В случае неожиданного перехода на удаленку, вероятность того, что у сотрудника есть все условия для работы, гораздо ниже. Вдобавок к этому, закрытие школ и детских садов может неожиданно наложить на сотрудника дополнительные родительские обязательства. Даже при нормальных обстоятельствах, семья и домашние дела могут мешать удаленной работе. В условиях незапланированного перехода на удаленку, менеджерам стоит ожидать, что отвлекающие факторы в первое время будут проявляться достаточно часто.
Как эффективно работать дома
Несмотря на перечисленные трудности, существует ряд относительно быстрых и малозатратных мер, которые может принять менеджер, чтобы облегчить этот переход. Что можно сделать?
Многие успешные менеджеры находятся на связи с персоналом ежедневно. Если сотрудники работают независимо друг от друга, можно обойтись личным звонком. Если работа требует постоянного взаимодействия, лучше провести групповое совещание. Важно, чтобы звонки были регулярными и запланированными, чтобы сотрудники знали, что могут с вами советоваться, что их опасения и вопросы будут услышаны.
Электронной почты недостаточно. Удаленным сотрудникам пойдет на пользу большее разнообразие технологий, например видеоконференции, дающие участникам многие из тех же визуальных сигналов, что и личная коммуникация. У них есть ряд преимуществ, особенно для небольших групп. Визуальные сигналы помогут улучшить взаимопонимание с сотрудниками и понизить чувство изоляции. Видеосвязь будет особенно полезна в трудных или деликатных разговорах, так как она ощущается человечнее, чем письменные или звуковые сообщения.
Успешная команда в виртуальном пространстве
Иногда, оперативное взаимодействие важнее, чем визуальные детали. В таких случаях, дайте возможность личной переписки на мобильных устройствах (например Slack, Zoom, Microsoft Teams и т.п.) для более простых, непринужденных обсуждений и для срочной связи.
Если этих инструментов еще нет в вашей компании, можно использовать их упрощенные версии в качестве кратковременного решения. Посоветуйтесь с отделом IT, чтобы убедиться в удовлетворительном уровне безопасности данных перед тем, как внедрять какие либо из перечисленных технологий.
Работа на расстоянии становится эффективнее и приятнее, когда менеджер оговаривает свои пожелания относительно частоты, средств и времени коммуникации с командой. Например: «Мы проводим видеоконференции для ежедневных проверок, но обмениваемся сообщениями когда дело срочное». Также, если можете, дайте сотрудникам знать, когда и как с вами лучшего всего связаться в течение рабочего дня (например: «В конце дня я буду доступен для звонков, но если необходимость возникнет раньше, отправьте мне сообщение»).
Напоследок, следите за коммуникацией между членами команды (в рамках дозволенного), чтобы быть уверенным, что происходит обмен необходимой информацией.
Рекомендуем установить «правила вовлеченности» как можно раньше, лучше всего на первом онлайн-совещании. Вы не обязаны точно следовать каждому из перечисленных советов. Важнее всего, чтобы у сотрудников был одинаковый набор ожиданий от коммуникации.
Одна из важнейших задач менеджера — оставить место для непринужденного общения в работе на расстоянии. Это пойдет на пользу любому удаленному сотруднику, но особенно тем, кто перешел на работу из дома неожиданно для себя.
Проще всего выделить несколько минут в начале совещания на обсуждение отвлеченных тем («Давайте поговорим о том, как идут дела. Как прошли ваши выходные?»). Другие варианты включают в себя виртуальный перерыв на обед (совместный) или вечеринку (можно пойти дальше и заранее отправить сотрудникам посылки, которые они вместе откроют и насладятся содержимым). Такие мероприятия могут показаться наигранными и искусственными, но менеджеры с опытом работы на расстоянии подтверждают, что они помогают справиться с чувством изоляции, способствуя ощущению сопричастности.
Когда переход на удаленную работу случился неожиданно, особенно важно, чтобы менеджеры осознавали стресс, выслушивали опасения сотрудников и сопереживали с ними. Если сотрудник, недавно перешедший на удаленный режим испытывает трудности, но не показывает явных признаков стресса или страха, поинтересуйтесь. Даже стандартный вопрос вроде: «Как вы справляетесь с этой ситуацией?», поможет получить важную информацию, которые вы бы не узнали иначе. Когда задали вопрос, внимательно выслушайте сотрудника и кратко перескажите им их ответ, чтобы убедиться, что хорошо их поняли. Сконцентрируйте диалог на опасениях и напряжении, которые испытывает сотрудник, а не вы сами.
Почувствуй вкус обратной связи. KEY HABITS
Исследования в областях эмоционального интеллекта и эмоционального заражения показывают, что сотрудники рассчитывают на то, что менеджер подскажет им, как реагировать на неожиданные перемены и трудные ситуации. Если менеджер вместо этого показывает свою взволнованность и безнадежность, это произведет на сотрудников то, что Дэниел Гоулман называет «эффектом стекания». Эффективные руководители признают стресс и страх, которые испытывают их подчиненные, но показывают уверенность в своих командах, с помощью таких фраз, как «у нас все получится», «ситуация тяжелая, но мы с ней справимся» или «давайте найдем способ использовать наши сильные стороны в это время». С такой поддержкой, сотрудники с большей вероятностью примут вызов с чувством целеустремленности и сосредоточенности.