Почувствуй вкус обратной связи. KEY HABITS
Ведомости
Автор статьи:Джессика Минц
Некоторые сотрудники стесняются напоминать начальнику о срочных делах, боясь его рассердить. Но если этого не сделать, можно создать себе еще большие проблемы. Специалисты по деловому общению рекомендуют подчиненным разобраться в причинах, по которым начальник не уделяет им должного внимания, и разработать систему аккуратных напоминаний.
Когда Алиса, менеджер по производству небольшой компании, занимающейся дизайном одежды, спросила своего руководителя и совладельца фирмы, что делать с 1000 метров ткани, которую не удавалось пустить в ход, она рассчитывала на быстрый ответ. В конце концов, решений могло быть всего два: или найти ткани новое применение, или оставить на складе. Прошла неделя, Алиса задавала вопрос еще несколько раз, но ответа так и не получила. В итоге она приняла решение самостоятельно: ткань осталась на складе в Китае.
Алиса столкнулась с распространенной проблемой: как привлечь внимание занятого начальника и не рассердить его. Даже самые доброжелательные руководители могут выйти из себя из-за бесконечного потока совещаний, телефонных звонков, писем по электронной почте и сообщений в мессенджерах, которые вытесняют другие важные дела.
Если начальник и подчиненный работают над общей задачей, а подчиненный все время твердит одно и то же, это больше похоже на нытье, утверждает преподаватель делового общения школы бизнеса Marshall при Университете Южной Калифорнии. Она советует взяться за задачу самостоятельно, например написать черновик письма и показать его начальнику. Таким образом вы проявляете лидерские качества и берете ответственность на себя, а также повышаете свой авторитет в глазах руководителя, так как сокращаете объем его работы.
Почувствуй вкус обратной связи. KEY HABITS
За два года работы в отрасли дизайна одежды Алиса испробовала разные способы привлечения внимания руководства. Вначале она просто подходила к столу начальника и спрашивала о незаконченном деле, например о счете поставщику. По ходу дела она могла пошутить, чтобы разрядить обстановку. В ответ начальник тоже отшучивался и обещал разобраться. Проходила неделя, но ничего не происходило. Затем она попробовала отправлять напоминания по электронной почте, хотя стол начальника находился всего в трех шагах. Но ответы приходили крайне редко. Через год такого общения Алиса начала злиться и разочаровываться в работе.
Со временем она разработала довольно трудоемкую систему, которая, однако, приводит к определенным результатам. Сначала Алиса посылает по электронной почте письмо с просьбой уделить ей время, на что обычно получает согласие. Во время встречи она перечисляет, что необходимо сделать, и устанавливает очень ранние сроки. Убедившись, что руководитель понял, что от него требуется, она возвращается за свой стол и отправляет напоминание о том, что и когда нужно сделать. По мере приближения срока выполнения задачи она отправляет напоминание еще раз. Если вопрос касается денег, она напоминает, каковы будут финансовые последствия.
Психологи одобряют используемую систему. Но в напоминаниях должны присутствовать дата и достаточное количество подробностей дела, чтобы начальник вспомнил, о чем идет речь, говорит преподаватель психологии из государственного университета Айовы. Не рекомендуется раздражать начальство прямыми вопросами, например такими: «Вы закончили письмо, о котором я просила?». Оформите напоминание как предложение помощи: «Я придумала, что можно добавить в то письмо, которое вы обещали написать».
Дэвид Мейер, преподаватель психологии из Университета Мичигана, предлагает подчиненным пожалеть своих начальников, занятых важными делами. «Когда вас постоянно отвлекают, легко о чем-нибудь забыть», — напоминает он. Рекомендуется также придумать сигнал, означающий срочное дело. Но важно не использовать его слишком часто. Если все ваши письма будут приходить с пометкой «срочно», на них скоро перестанут реагировать.
Дайте обратную связь, которую люди действительно используют
Возможно, вам поможет идея класть папки с важными делами начальнику на стул. Одна из сотрудниц, работающая в PR-агентстве в Бостоне, в совершенстве освоила целый арсенал напоминаний, которые ей приходится использовать в отношении менеджеров и клиентов. «Я чувствую себя назойливой мухой, но именно за это мне платят», — говорит Джульет, просившая не называть ее фамилии. Она отправляет письма по электронной почте и сообщения в мессенджерах, а затем звонит по телефону. Однажды, когда все перечисленные методы не помогли, она зашла в кабинет менеджера и стояла в дверях, пока он не сделал то, что ей было нужно. Чтобы смягчить напор, Джульет старается использовать в письмах веселые смайлики и восклицательные знаки. Но она не пользуется тем способом, которым другие пытаются воздействовать на нее. «Я стараюсь избегать грустных смайликов».
Перевод: Ирина Окунькова
