Обучение руководителей

Памятка для работы на удаленке

  • Автор статьи:

    Марианна Лукашенко

В условиях удаленной работы, без соблюдения определенных правил, непросто организовать свое время и показывать высокую продуктивность. В памятке для удаленной работы, которую составила признанный эксперт по тайм-менеджменту, Марианна Лукашенко, собраны эффективные методы для самоорганизации. Следуйте рекомендациям и вскоре увидите результаты.

1. Рабочее место

Обустройте рабочий стол удобно для концентрации внимания на задаче.

Организуйте пространство рабочего стола

2. Настройка на работу

Найдите для себя приятные способы настройки на работу: определенный сорт чая/кофе (в другое время его не пейте); офисная одежда; макияж; украшения; парфюм; музыка; определенные физические упражнения (в другое время не использовать).

3. Режим дня

Создайте жесткий, но удобный для Вас каркас рабочего дня. Например, до 10.00 Вы занимаетесь семьей; 10.00-14.00 — работа; 14.00-16.00 — семья; 16.00-20.00 — работа.

4. Время для коммуникации

Определите время для коммуникации, когда Вы находитесь на связи, чтобы Ваша команда Вас не теряла.

5. Сосредоточенное время

Определите «сосредоточенное время», когда Вы сконцентрированы на важной задаче и просите Вас не тревожить. Это касается и коллег, и членов семьи. Установите ритм планерок. Время и продолжительность еженедельных планерок? Время ежедневных «пятиминуток»? Введите правило к каждой планерке готовить заранее список вопросов, начиная с наиболее приоритетных, желательно с вариантами решений. В приглашении на следующую планерку — перечень решений вопросов с предыдущей планерки.

6. Каналы связи

Договоритесь об этикете каналов связи. E-mail — тексты, документы. Срок ответа? Кто в копии? Что требуется от человека, который в копии? Какой мессенджер? Какие группы со звуком, какие — без? Платформа для совещаний — Skype? Zoom?

7. Планирование

Планируйте день конкретно и на бумаге. Используйте алгоритм жестко-гибкого планирования:

— Разделите страницу ежедневника на две колонки;

— В левой части «привяжите» ко времени «жесткие» задачи — те, у которых уже известно точное время (встречи, совещания, переговоры и т.д.). Не ставьте «жесткие» задачи друг за другом, оставляйте свободное время между ними;

— В правой части составьте список «гибких задач» — тех, которые не обязательно делать в строго определенное время (подготовка документов, справок, отчетов) и расставьте приоритеты. Делайте «гибкие» задачи в соответствии с их важностью и объемом в наиболее удобное время, свободное от «жестких» задач;

— При появлении внеплановых задач просто допишите их в правую часть и пересмотрите приоритеты.

8. Время отдыха

Не забывайте отдыхать в течение рабочего дня. Отдых должен обеспечивать максимальное переключение (если сидели за компьютером, встаньте, походите, сделайте блиц-гимнастику; если много говорили, полежите в тишине с закрытыми глазами).