Борьба компаний с безграмотностью сотрудников
Когда пишете для работы, может появиться соблазн приукрасить содержимое профессиональным жаргоном или умными словами. Однако, вычурный язык не делает вас умнее, а может, наоборот, озадачить читателя. Большинство людей предпочитает разговорный стиль. Поэтому, пользуйтесь короткими и понятными словами. Изъясняйтесь так, чтобы вас мог понять кто угодно. Например, лучше написать: «факторы, влияющие на слияние» вместо «проблемы, потенциально влияющие на успешное завершение слияния».
Электронные письма, отчеты, записи в блогах, твиты, статьи — все, что вы пишете для работы, многое говорит о вас и вашем бизнесе. Понятный и актуальный стиль заинтересует читателя. Запутанный и скучный текст сделает обратное: читатель потеряет интерес, отключится и отложит его. В бизнесе, наиболее важно понимать свою целевую аудиторию. То же самое относится и к эффективному письму. Все начинается с определения того, кто ваш читатель.
По результатам недавней национальной оценки, 43% взрослого населения США владеют лишь элементарными навыками грамотности. В Великобритании, средний возраст чтения — всего лишь девять лет. Людям может быть трудно понять язык бытовых счетов или даже продуктовых упраковок. Какое отношение это имеет в вашему письму? Проще говоря, если пишете для широкой аудитории, нужно сделать текст легко понятным.
Борьба компаний с безграмотностью сотрудников
Понятный стиль легко воспринимается. Он соответствует тому, как и с какой скоростью читают люди. Короткие предложения, понятный язык и правильное форматирование, помогут сделать содержание текста как можно более доступным.
Хорошие новости: скорее всего, вы уже владеете навыками эффективного письма. Нет ничего сложного в том, чтобы писать понятным образом. Нужно лишь избавиться от лишней запутанности и сразу перейти к делу.
Классический деловой стиль кишит формальностями. Что делать? Пишите тексты от первого лица. В отличие от текста от третьего лица, холодного и отстраненного, они кажутся более личными и дружелюбными.
Вот классический пример использования третьего лица в корпоративном тексте: «Humbert & Herbert — агент по торговле жилой недвижимостью, предлагающий клиентам наиболее понятные рекомендации при покупке жилья».
Если написать то же самое, но в первом лице, текст становится гораздо теплее: «Мы дадим нужные вам, понятные рекомендации при покупке дома». Разве не так?
Не бойтесь начинать предложения с призывов к действию: «скачайте» или «присоединитесь». Или же с союзов (как в этом предложении). Текст станет понятнее и интереснее, ведь так мы говорим и в жизни!
Лучший способ избавиться от корпоративной неестественности — читать написанное вами вслух. Если кажется, что текст звучит естественно (или наоборот), скорее всего читатель подумает то же.
Зачастую, мы пользуемся излишне сложными выражениями по привычке. Можно написать о «вопросах, потенциально влияющих на успешное завершение слияния», вместо «вещей, которые могут повлиять на слияние», но раздутый язык сбивает с толку. Читатель точно не будет заинтересован, но легко может запутаться.
Отдавайте предпочтение коротким, знакомым словам вместо длинных и сложных. Старайтесь объяснять все так, чтобы было понятно кому угодно.
В наше время большая часть написанного читается на экране: скорее всего на небольшом экране телефона мы просматриваем электронную почту, новости или социальные сети. Читатель постоянно отвлечен, занят, на ходу. Поэтому, читаемый, разборчивый текст так важен. Он поможет привлечь внимание и удержать его.
Исследователи тоже с этим согласны. Джейкоб Нильсен — ведущий мировой эксперт по веб-юзабилити. По данным его исследования, проведенного в 1997 году, лишь 16% людей читают в тексте каждое слово. Большинство пробегают по нему глазами, выделяя ключевые слова и предложения.
Правильное форматирование — хороший способ помочь таким читателям понять содержание вашего текста, на экране или бумаге. Пользуйтесь понятными подзаголовками, графиками и таблицами, выделяйте ключевые моменты, направляя читателя к сути написанного.
Короткие предложения и абзацы также эффективны. Не стоит раскрывать больше одной мысли в предложении. Если поместить несколько взаимосвязанных идей в одно предложение, читатель может потеряться и вовсе забросить текст.
Не думайте, что ваш текст захватит каждого читателя. Дайте занятым людям то, что им нужно знать, как можно раньше. Думайте как журналист: что больше всего хочет знать читатель? Начните писать с этого, развивая мысль, постоянно возвращаясь к наиболее важным моментам.
Длинный список характеристик товара будет лишь отвлекать читателя. Не поможет даже обилие прилагательных. У читателя нет времени на то, чтобы разбирать каждую характеристику по отдельности. «Роскошная смесь хлопка и мериноса» звучит красиво, но почему это важно для футболки? Зачем читателю это знать?
Описание преимуществ продукта вместо бездумного перечисления характеристик поможет читателю: «Помогает оставаться в тепле зимой и в прохладе летом, благодаря смеси хлопка и мериноса».
Когда Apple запустила оригинальный iPod в 2001, реклама могла отметить 5 ГБ памяти, технологию Firewire и 1,8-дюймовый диск, но кому это интересно? Вместо этого, Apple пообещала клиентам «1,000 песен» у них «в кармане». Учитывая, что в итоге продажи превысили 400 миллионов копий, можно уверенно сделать вывод, что мир прислушался.
«Поздоровайся с IPod. 1000 песен в твоем кармане».
Перед тем, как начнете писать, стоит подумать об аудитории. Даже если нужно составить письмо для 5,000 человек, представьте, что пишете лишь одному. Кто это, что они на самом деле хотят от этого письма?
Приемы запоминания информации
Уоррен Баффетт, председатель совета директоров и генеральный директор Berkshire Hathaway, пишет ежегодные письма от лица компании, представляя своих сестер: Дорис и Бетти. Они умные люди, но не эксперты в области инвестиций и финансов. Таким образом, ему удается написать письмо, которое балансирует между доступностью и информативностью.
Так что в следующий раз, когда будете что-то писать, найдите своих Дорис и Бетти и пишите для них.
