Современные компьютерные технологии в состоянии значительно облегчить и автоматизировать многие стороны деятельности кадровых подразделений - от рутинной работы по составлению различных форм, до точного обоснования принятия управленческих решений.
Однако, работая в течение 10 лет на рынке автоматизации предприятий России, наши специалисты столкнулись с проблемой слабого использования и недопонимания работниками кадровых служб многих возможностей компьютерных технологий. Зачастую компьютеры используются в основном в качестве пишущей машинки, хотя кадровые компьютерные программы содержат в себе:
- соответствующие законодательству и постоянно обновляемые электронные версии унифицированных форм кадровой документации
- богатый словарный запас (до 80% данных по персоналу не требует ввода вручную, а берется из словарей)
- автоматизированные расчетные функции по персоналу (по количеству дней отпуска, по стажам работ и т.д.)
- профессиональный отбор при приеме на работу и перемещениях сотрудников
- оценки уровня надежности сотрудников
- анализ психологического климата в коллективе
Разумное применение компьютера позволяет экономить рабочее время, сокращать затраты и оптимизировать человеческие ресурсы.
Выбор программного обеспечения
На первом этапе автоматизации кадровой службы очень важно сделать правильный выбор самой программы. Разумнее всего обратиться к помощи независимых консультантов, которые могли бы провести обследование и рекомендовать наиболее оптимальный программный продукт, исходя из потребностей и особенностей организации. Обусловлено это тем, что на рынке сейчас присутствует множество готовых программ, и разработчики стараются представить их в наиболее выгодном для себя свете, скрывая их слабые стороны и не учитывая реальных потребностей клиента. В такой ситуации принять верное решение кадровику и автоматизатору предприятия очень непросто. Ошибка в выборе программы приводит к неудобству работы с ней, невозможности использовать все заложенные в ней функции и, в конечном счете, переходе на другой программный продукт. При этом деньги, первично потраченные на автоматизацию, оказываются выброшенными на ветер.
Другой характерной ошибкой, на мой взгляд, в настоящее время является написание программы для кадровой службы "на заказ" собственными силами, либо с приглашением отдельных программистов. Преимущество только одно - в программном продукте наиболее полно учитываются особенности именно Вашей организации, а недостатков такого варианта множество:
- значительные сроки написания программы и ввода ее в реальную эксплуатацию - до года и более;
- необходимость постоянно отслеживать изменения в законодательстве и оперативно вносить изменения в программу, что требует содержание дополнительного штата высокооплачиваемых сотрудников;
- привязанность к конкретным сотрудникам - разработчикам программы, которые могут использовать это в своих интересах, а в случае их увольнения, возникают большие проблемы с дальнейшим использованием программного продукта.
Не случайно, большинство фирм предпочитают приобретать готовый программный продукт и заключать договор на обслуживание со специализированной фирмой.
Внедрение системы автоматизации
Продолжительность внедрения системы в работу - 1-2 месяца. Особенность настоящего этапа в том, что работникам кадровой службы нужно быть готовым к выполнению дополнительной работы по изучению и приобретение навыков работы с системой, вводу данных по персоналу. Но на выходе, как правило, результат от автоматизации еще не большой. Чтобы значительно ускорить начало полноценной эксплуатации целесообразно пройти обучение у специалистов по этой системе. Затрат и времени на это уйдет не много.
Эксплуатация системы автоматизации
Третий этап - эксплуатация системы и эффективность ее применения будут показаны на примере системы профотбора и психодиагностики (АСП) "Профессор", внедренной в нашей организации с 1996 года. Именно в этот момент для нас наиболее остро встали вопросы кадров.
Так называемая болезнь роста, когда стремительно увеличивающиеся объемы работы требуют дополнительных ресурсов и, в первую очередь, человеческих. Количество персонала стало увеличиваться, тщательного отбора кандидатов на существующие вакансии не производилось. Как следствие - текучесть кадров составляла 30%. Такой показатель можно считать практически катастрофой для компании, где штат составлял не более 30 человек. Найти специалиста, знающего определенный программный продукт в той мере, чтобы профессионально консультировать, достаточно сложно. Чаще выбирается кандидат, которому знакомы принципы программирования, а затем он проходит специальное обучение. Кроме того, специфика услуг предполагает долгосрочное сотрудничество с клиентом. Более 60% клиентов поддерживают договор на лицензионное обслуживание более трех лет и предпочитают, чтобы с ними работал постоянный персональный консультант.
Чтобы снизить текучесть кадров и сформировать постоянный коллектив, было принято решение о разработке собственной методики отбора кандидатов при приеме на работу с использование автоматизированной системы профотбора и психодиагностики (АСП) "Профессор". Наш подход объясняется тем, что по своим профессиональным знаниям, предыдущему опыту и другим основным параметрам, которые традиционно рассматриваются при отборе кандидатов, уволившиеся сотрудники практически полностью подходили для работы в агентстве. А такие показатели, как надежность, стрессоустойчивость, обучаемость и др. практически не оценивались, т.к. в штате не было психолога и инструмента надежной оценки.
При отборе кандидатов на существующие вакансии, важно учитывать психологические особенности человека. Соответствие его индивидуальных качеств психологическим требованиям к данной профессии, совпадение личных ценностей с корпоративными ценностями предприятия, психологическую совместимость кандидата с руководством и уже работающими сотрудниками.
Первым этапом разработки методики стало тестирование всего коллектива с помощью АСП "Профессор". На основании результатов тестов и результатов работы каждого сотрудника были составлены должностные профессиограммы, в том числе профессиограмма "идеального" консультанта.
Несмотря на то, что внешнее впечатление, которое производили эффективно работающие консультанты, совершенно разное, результаты тестирования показали, что основные психологические показатели - эмоциональной устойчивости, интеллекта, силы личности и т. д., имеют сопоставимые цифры. Данные тестирования мы сравнили со стандартной профессиограммой. Совпадение по основным параметрам подтвердило наши исследования и выявило те показатели, которые имеют значение для эффективной работы именно в нашем коллективе. Набор профессиональных и психологических качеств лег в основу разработки этапов отбора, необходимых документов (анкет, карточек учета и т. д.) и серии тестов для психодиагностики.
Затем кандидаты заполняют анкеты и проходят компьютерное профессиональное и психологическое тестирование. Психологическое тестирование может быть не только автоматизированным, но и личным (работа с тестовыми методиками).
Как показывает опыт, успешность деятельности человека в большей степени зависит от его психологических особенностей, чем от знаний и опыта. Большое значение имеет соответствие личностных качеств кандидата психологичеким требованиям к профессии. Например. Медицинская сестра должна обладать такими качествами, как милосердие и сострадание, кассир-операционист в банке - запасом терпения, а менеджер по продажам должен быть экстравертом.
Кроме того, важно совпадение личностных ценностей кандидата с корпоративными ценностями предприятия, психологическая совместимость кандидата с руководством компании и уже работающими сотрудниками. Преимущества автоматизированных систем психодиагностики:
- объективность характеристики;
- экономия времени;
- возможность ошибочной субъективной оценки человека, ориентированной на первое впечатление, которое, как известно, самое сильное, но не всегда правильное, практически исключается.
ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ:
В агентстве несколько лет работает сотрудник, чьи способности и возможности АСП "Профессор" оценила очень высоко. А на собеседовании он произвел совершенно негативное впечатление.
Действуя в рамках принятых правил и основываясь на результатах тестирования, его приняли на работу. Впоследствии руководство оценило точность характеристики АСП "Профессор".
В зависимости от целей тестирования (выявление тех или иных качеств кандидата), формируется батарея тестов .
Если показатели по каким - либо параметрам отличаются от нормального значения, то система дает заключение, какими качествами кандидата может нивелироваться этот недостаток или же о невозможности такого нивелирования.
В системе имеется более шестидесяти тестовых методик:
- классические тесты Люшера, Айзенка, Кэттэла, MMPI, Осгуда, шкала самооценки Спилберга-Ханина,
- их отечественные адаптированные варианты а также
- оригинальные психобиографические методы.
Тесты можно использовать в полном или экспресс-вариантах выборочно или батареей - серией последовательно запускаемых тестов. Обычно батарею тестов мы используем, стремясь многократно повысить достоверность тестирования за счёт взаимопроверки результатов.
По результатам тестирования можно оценить:
- склонность человека ко лжи, алкоголизму,
- его эмоциональную устойчивость,
- работоспособность,
- уверенность,
- стрессоустойчивость,
- возможности к социальной адаптации,
- умение работать в команде и многие другие качества.
Далее приведем пример психологической характеристики, формируемой программой по результатам тестирования.
--------------------------------------------------------------¦ ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ¦L-------------------------------------- Con_File: _ALL.DATНомер: 6 Обследуемый: П-в Иван Иванович 8.04.02Тесты: AL1 BIO IN1 IN2 MP2 KTL SD3------ 23.07.01¦ BIO ¦ T ср. - 9.3 T общ.- 977.0L------ Шкалы - +0------T------5T0------T----100+01: ego - сила личности: 6.5 ¦-------------------* :------ 23.07.01¦ MP2 ¦ T ср. - 3.8 T общ.- 1394.0L------ Шкалы - +0------T------5T0------T----100+*1: L - ЛЖИ : 56.6 ¦----------------=* :*2: F : 54.8 ¦----------------* = :*3: K - КОРРЕКЦИИ : 65.9 ¦------------------=-* :1 : HS - ИПОХОНДРИЯ : 43.9 ¦-------------* = :2 : D - ДЕПРЕССИЯ : 38.5 ¦-----------* =: :3 : HY - ИСТЕРОИДНОСТЬ : 65.2 ¦----------------=--* :4 : PD - ПСИХОПАТИЯ : 55.7 ¦----------------= :5 : M/F -МАСКУЛ/ФЕМИНИЗ: 61.4 ¦----------------=-* :6 : PA - ПАРАНОЙЯ : 57.6 ¦---------------=-* :7 : РТ - ПСИХАСТЕНИЯ : 49.9 ¦-------------=*: :8 : SC - ШИЗОИДНОСТЬ : 48.7 ¦--------------*:= :9 : МА - ГИПОМАНИЯ : 68.6 ¦-----------------=--* :O : SI - СОЦ.ИНТРОВЕРС.: 38.3 ¦-----------* =: :P1: ОД Обществ.диссимул: 45.0 ¦-------------* = :P2: МС Медицинск.симмул: 18.1 ¦----* : = : :P3: ПН комплекс Панурга: 56.0 ¦----------------*= :P4: Пе Тенденц.перечить: 84.6 ¦---------------=----------*PA: ПА Половая Активн. : 58.2 ¦-------------=---* :PO: ПО Половые Отклон. : 38.0 ¦-----------*= : :PW: Ал Алкоголизм : 47.7 ¦-------------=*: :Q0: Тв Творческий склад: 36.4 ¦---------=* : :Q1: Эр Эрудиционный ск.: 68.9 ¦--------------------=* :Q2: Ак Интеллект.активн: 51.6 ¦--------------=* :RA: Ра Работоспособн. : 48.0 ¦------------=-*: :RP: Пр Преподавательск.: 57.5 ¦--------------=--* :RT: Тв Твердость : 65.0 ¦------------------=* :S1: Кр Самоконтроль : 33.3 ¦---------* =: :T1: Ув Уверенность : 61.7 ¦---------------=--* :T2: Че Честность : 72.6 ¦-----------=----------*:U1: Оп Оптимизм : 66.2 ¦--------------=-----* :V1: Кф Конформизм : 48.6 ¦--------------=: :V2: Хв Хвостизм : 45.3 ¦-------------* = :V3: Ли Лидерство : 55.8 ¦-------------=--* :------ 23.07.01¦ KTL ¦ T ср. - 6.2 T общ.- 1152.0L------ Шкалы - +0------T------5T0------T----100+1A: общительность : 7.4 ¦---------------------=*:2B: интеллект : 7.7 ¦------------------=----*3C: эмоц.устойчивость : 9.2 ¦------------------=---------*4E: доминатность : 4.9 ¦--------------*= :5F: сдержан.-беспечный : 3.4 ¦---------* = :6G: моральная нормативн: 8.2 ¦------------------=------*7H: застенч.-уверенн. : 9.2 ¦-------------------=--------*8I: жесткость-мягкость : 2.7 ¦-------* : = :9L: доверительн-подозр.: 3.3 ¦---------* := :M : реалист.-самоуглубл: 6.9 ¦---------------=----* :N : простой-гибкий : 6.4 ¦-------------------* = :O : самоуверен-тревожн.: 4.2 ¦------------* := :Q1: консерват.-радикал.: 4.4 ¦------------* : = :Q2: коллект.-самостоят.: 4.0 ¦-----------* : = :Q3: низкий-выс.самоконт: 10.0 ¦---------------------=---------Q4: расслабл.-напряженн: 2.9 ¦--------* = :------ 23.07.01¦ IN1 ¦ T ср. - 13.3 T общ.- 239.0L------ Шкалы - +0------T------5T0------T----100+I1: интеллект (IN1) : 6.7 ¦--------------------* :¦ : : 0.0 ¦* : : :------ 23.07.01¦ IN2 ¦ T ср. - 14.8 T общ.- 295.0L------ Шкалы - +0------T------5T0------T----100+I : сложные аналогии : 8.5 ¦--------------------------* Биографическая анкета------------------------------------------------------------- Возраст: 23 года Социальное происхождение: из военнослужащих Образование: окончил(а) несколько курсов вуза Отношение к воинской службе, звание(запаса): в армии не служил Спортивные достижения: первый спортивный разряд Здоровье по самооценке: здоровье нормальное Трудовой стаж - стажа нет Автор рацпредложений -------------------- Семейное положение Семейное положение: холост Старшему ребенку - детей нет Жилищные условия: есть жилье ----- Образование, трудовая деятельность Отношение к специальности: есть, но по ней не работал В трудовой книжке: несколько благодарностей Смена места работы за последние три года: не работал (а) --------- Среднее образование, воспитание Средний балл в аттестате: только отличные оценки Средний бал по общественным наукам: только отличные оценки У родителей высшее образование. Единственный ребенок в семье. Участие в общественной жизни предприятия: активное длительный период, занимал выборные должн. Родители хотели, чтобы их ребенок получил высшее образова-ние. На момент совершеннолетия характерно: невозмутимость, уравновешенность, медлительность До совершеннолетия употребления алкоголя (за исключениемчисто символических случаев) не было. Оценка характера на момент совершеннолетия: мягкий По самооценке сильнее большинства окружающих В период каникул в юности работал. В планах было: поступить в вуз Сильное положительное влияние на личность оказало: занятие спортом Сильное отрицательное влияние оказало: действия руководителей производства, учебн.заведения Был судим один из товарищей. В армии не служил. Акцентуации-------------------------------------------------------------- Результаты обследования поддаются интерпретации, в томчисле и в автоматизированном режиме. Однако психологическаяхарактеристика в этом случае будет несколько приукрашенной,так как обследуемому свойственно некоторое вытеснение своихнедостатков, стремление преподнести себя в выгодном свете,набрать "очки" при тестировании. Не озабочен состоянием своего здоровья, более деятелен иэнергичен. Низкий уровень тревоги, достаточная активность, общитель-ность, ощущение собственной значимости. Молодость, беспечность, импульсивность, жизнерадостность -это прекрасно, но в то же время это мешает понять переживаниядругих. Благодушен, весел, расслаблен. Может быть тороплив в оценке ситуации и делать выводы бездостаточного учета всех факторов. Выражена потребность во внимании, сопереживании других.Ради этого (данный факт может вытеснять и не признавать) можетподелиться и доверительной информацией. Повышенная потребность во внимании других. Достаточно вы-сокая самооценка. Возможно проявление некритичности и в оценке ситуаций. НЕБЛАГОПРИЯТНЫЕ СИТУАЦИИ: ущемление интересов, недооценказаслуг, низвержение "с пьедестала", монотония, привычный, одно-образный круг общения,наличие лиц, которые захватывают большоевнимание. БЛАГОПРИЯТНЫЕ СИТУАЦИИ: работа с постоянно меняющимися,кратковременными контактами, в результате которых личность на-ходится в состоянии аффинити. Есть вероятность ослабления контроля за эмоциями, выражен-ной неконформности. Увеличение внимания к эмоциональным оттенкам, сентимен-тальность, чувствительность в общении. Довольно высокое самолюбие, духовные переживанияутончены. Повышенный уровень активности, отрицание затруднений, сво-ей и чужой вины - как способ устранения фрустрирующих стимулов. По самооценке настойчив. По результатам тестирования MMPI(9 шкала) повышенно активен. Выражена мотивация на достижениеуспеха. Уверен в себе. Пытается реализовать все, что задумал. Частые конфликты (расхождение мнений) с родителями по-сво-ему закономерны для лиц с чертами маниакальности. Результаты самооценки и результаты тестирования MMPI сов-пали: личность своенравная, не очень-то воспринимающая требова-ние норм человеческих взаимоотношений. В этом ее и сила, истратегическая слабость. Личность социабельна, более экстравертирована. Есть стремление к межличностным контактам и интерес к лю-дям. Достаточная общительность, эмоциональная отзывчивость,спонтанность. Имеет большое количество межличностных контактови испытывает удовольствие от этих контактов. Повышенная истероидность может служить психологическойпричиной ухода информации через данную личность через ее психо-логическое "обволакивание" - неназойливое восхищение, преклоне-ние, уделение внимания и т.д. Для более точного психологическо-го анализа важно знать как личность ответила на ряд вопросовтеста (см.анализ акцентуаций). Недостаточен самоконтроль за высказываниями в адрес дру-гих, свои эмоциональные реакции в любом виде считает закономер-ными, оправданными. Решения принимает порой скоропалительные, не задерживаетсяособенно с ними. Далеко не безразлично мнение других о себе: слишком великапотребность в эмоциональной подпитке, эмоциональное отношениеокружающих чувствуется, при плохом - ухудшается самочувствие. Избыточно активный, порой поверхностный, разговорчивый,энергичный. Не всегда соизмеряет свои возможности и обещания,которые он дает. В деятельности не лишен черт педантичности, настойчи-вости, а порой и упрямства. В дефиците времени может не хва-тать подвижности нервной системы. Инертность нервной систе-мы может проявиться при отстаивании своей точки зрения. Выражены феминизированные черты личности. Эмпатичен, то-нок, склонен к переживанию нюансов межличностных отношений. Онможет подходить для установления доверительных контактов с ок-ружающими, выполнять роль эксперта при оценке истинного отноше-ния собеседника и т.д. Но он сам нуждается в тонком, интелли-гентном, искреннем отношении. Склонен придавать чрезмерный вес своей личности, поройэмоционально оторван от окружающих, способен к импульсивным,непродуманным поступкам, нередко мышление цепляется за второс-тепенные признаки при анализе явлений "уводя" анализ от сущест-венных параметров.*Необычный ответ: даже среди людей чувствует себя одиноким.NB--------------------------------------------------------------- Обследуемый(мая) по своим личностным особенностям нес-колько выше среднестатистического уровня. Для успеха в предс-тоящем виде деятельности важно соответствие черт личности тре-бованиям деятельности, ситуаций, в которых она протекает. Поэ-тому успех будет выборочным в тех ситуациях, с теми людьми,которые соответствуют чертам характера обследуемого(мой). Среднестатистический прогноз (без учета ситуационногоанализа предстоящей деятельности) неплохой. - ######################### #> L 0...1...2...3...4...5...6...7...8...9...10 -
По результатам психологической диагностики дается оценка профпригодности .
В системе имеется следующий перечень профессий:
- Секретарь - референт
- Главный бухгалтер
- Бухгалтер
- Кассир
- Юрист
- Аналитик финансовый
- Менеджер по сбыту
- Продавец магазина
- Агент по продажам (недвижимость, страхование.)
- Преподаватель
- Охранник объекта
- Охранник - телохранитель
- Stress-Resistence
- Менеджер по рекламе
- Журналист
- Бригадир (производств.)
- Оператор (электроприборы, механизмы)
- Руководитель (сводный профиль).
- Руководитель (кадры, госуправление)
- Руководитель (инж.-технич., производств.)
- Руководитель (инж.-технич., производств.)
- Руководитель (финансы, юридич.)
- Руководитель (торговля, посреднич.)
- Руководитель (медицина, образование)
- Руководитель (научно-исследоват.)
- Руководитель (маркетинг, реклама)
- Руководитель (культура, искусство)
- Руководитель (силовые подразд., безопасн.)
Если возникает необходимость расширить этот перечень, можно провести настройку системы, но точность результата по добавленным профессиям будет зависеть от того, насколько верно введены критерии оценки. Весь список обследуемых может быть отранжирован по профессиональной пригодности к конкретным профессиям.
Вся полученная информация о кандидате анализируется и сопоставляется . Развернутая психологическая характеристика позволяет оценить способность стабильно работать длительно время, чтобы исключить летунов и снизить риск дополнительных затрат.
Важное значение для специалистов нашей компании имеет такое качество, как обучаемость. Рынок информационных технологий очень динамичный, изменения в программах и новые версии появляются достаточно часто. Необходимо, чтобы консультант умел гибко реагировать на происходящие изменения и изучать новые блоки и модули программ.
Данные анкеты и психологического тестирования дополняются информацией с предыдущего места работы. Специально разработанная анкета включает несколько пунктов, где качества кандидата оценивает прежнее руководство.
После этого кандидаты, которые наиболее соответствуют нашим требованиям, приглашаются на второе собеседование, где уточняются вызывающие сомнение вопросы, готовность кандидата работать, оговариваются условия.
Полученные рекомендации служат как для более эффективного применения потенциала сотрудника, так и для обоснования отказа в приеме на работу или переводе на другую должность.
АСП "Профессор" эффективно используется нами при обследовании персонала в ситуациях:
- профессиональный отбор, прием на работу
- кадровые перемещения и аттестации
- оценка уровня надежности сотрудников
- анализ психологического климата в коллективе
- заочное (бесконтактное) изучение личности
- психотерапия
Результатом проведенной работы по автоматизации кадровой службы стала оперативность и эффективность принятия управленческих решений по персоналу, которые полностью окупили материальные затраты на ее выполнение.
Тананов В.М., заместитель генерального директора по персоналу ООО "Компьютерное Агентство "БАС"