Совершенствование бизнес-процессов является одним из важнейших вопросов, возникающих практически на каждом предприятии. Оптимизация работы подразделений предприятия напрямую связана с сокращением издержек и снижением себестоимости. Более того, оптимизация бизнес-процессов - это неотъемлемая часть системы стратегического планирования, и без ее внедрения невозможно достижение намеченных стратегических целей.
Основы оптимизации - в описании бизнес-процессов, их графическом изображении, в англоязычных странах это называется mapping (дословно - нанесение на карту). Об инструментах описания бизнес-процессов пойдет речь в этой статье.
В любой компании на определенном этапе ее развития вдруг появляется светлая голова, которая начинает призывать к систематизации описания бизнес-процессов и на этой основе - к целенаправленному их анализу и совершенствованию. Поплутав в дебрях этой трудоемкой работы, руководство и сотрудники приходят к мысли, что описание улучшения бизнес-процессов касается не только внешних клиентов, но и внутренних, то есть подразделений самой компании. Кроме того, ознакомившись с различной литературой по теме, компания начинает применять различные инструменты описания бизнес-процессов, и мы сразу перечислим их в начале статьи.
- Карта взаимосвязей
- Карта кросс-функциональных процессов
- Блок-схема
Данный перечень можно найти в любой студенческой книге по организации управления. Однако, выполняя различные консультационные проекты, мы пришли к выводу о необходимости спецификации этих инструментов по четырем критериям:
- Цель использования инструмента
- Степень детализации
- Ориентация в использовании инструмента
- Основные параметры
Мы познакомим читателей с таблицей спецификаций чуть позже, здесь же отметим, что эту таблицу мы используем для выбора того или иного инструмента в процессе выполнения консультационного заказа по анализу бизнес-процессов.
Карта взаимосвязей
Карты взаимосвязей используются для показа связей "поставщик-потребитель", которые существуют между различными частями организации. Это средство показа "крупной картины", иллюстрация основных функций и взаимодействий, хотя справедливости ради отметим, что карту взаимосвязей можно рисовать на любом уровне организации.
Ниже приводится карта взаимосвязей бизнес-процесса (процесса выполнения заказа) условной организации. Отражены основные функции подразделений, входы, выходы, широкими стрелками показано основное течение процесса, а тонкими стрелками - побочные функции.
Карта кросс-функциональных процессов
Карты кросс-функциональных процессов показывают прохождение этих процессов через несколько функций. Они фактически открывают "черный ящик" и делают видимым его содержимое - порядок реализации функций, то есть последовательность этапов, составляющих бизнес-процесс, входы и выходы на каждом из этапов. Карты кросс-функциональных процессов также составляются на любом уровне организации.
На приведенном ниже рисунке процесс выполнения заказа представлен более детально. В то время как на карте взаимосвязей не приводятся составляющие этапы бизнес-процесса, данные элементы являются основой кросс-функциональных карт.
Блок-схема
Блок-схемы, пожалуй, наиболее известный инструмент иллюстрации бизнес-процессов. Они применяются уже давно для описания, документирования и анализа бизнес-процессов на наиболее детальном уровне, например при описании технологии выполнения работы индивидуумом, разработке процедур ответственности, связанных с конкретной должностной обязанностью.
Ниже показан пример блок-схемы, детализирующей процесс выполнения заказа на этапе - "взятие заказа". В кросс-функциональной карте выделен отдельный этап, выполняемый отдельной функцией (продаж), а на блок-схеме отражены задачи и решения, которые принимает представитель отдела продаж для приема заказа клиента.
Мы показали три инструмента отражения бизнес-процессов. Если вспомнить три уровня документирования: политики, процедуры, технологические инструкции, то политикам более всего соответствует карта взаимоотношений, процедурам - кросс-функциональная карта, технологическим инструкциям - блок-схема. Отметим, что данная классификация условна, каждый из инструментов может применяться на разных уровнях документирования организации.
А теперь приводим таблицу спецификации инструментов описания бизнес-процессов, о которой упомянули ранее.
В следующих статьях цикла мы подробнее рассмотрим правила построения графических отображений бизнес-процессов с использованием указанных инструментов, рассмотрим возможные приложения этих отображений и методы анализа процессов с их использованием